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營(yíng)銷記錄系統(tǒng)——備忘錄

Post by hotelcis, 2014-12-22, Views:

在酒店的營(yíng)銷組合中,維持一種正確而且最新的檔案記錄系統(tǒng),對(duì)任何酒店?duì)I銷部門來說都是最重要的工作。沒有正確的檔案記錄,酒店?duì)I銷部門就沒有作戰(zhàn)的武器。
    酒店?duì)I銷部門最重要的業(yè)務(wù)步驟就是建立一種追蹤系統(tǒng)。這是為了在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候把檔案交給營(yíng)銷員,以便他進(jìn)行追蹤接觸。這很簡(jiǎn)單,每一檔卷都備一張3mm×5mm的卡片,上面記著一系列的約會(huì)登記區(qū)分卡。
這些區(qū)分卡由12張卡片組成,一張用一個(gè)月,每月有31張備忘卡片用于該月份的每一天。在抽屜里最上面的區(qū)分卡用于本月份,后面則有31張備忘卡用于本月份的每一天,再后面則是用于下個(gè)月的第二套區(qū)分卡,以此類推。
 

檔案是用以標(biāo)明特定的約會(huì)日期,所以這個(gè)日期便寫在信函檔卷的正面,備忘卡片也依次列入檔案。每個(gè)月的1日,將卡片分類列在該月份預(yù)訂約會(huì)日期的后面。月底時(shí),將使用過的卡片放到后面,再換新月份的卡片,如此下去,12個(gè)月周而復(fù)始。
每天早上,營(yíng)銷秘書的第一件事情是取出當(dāng)天要用的備忘卡片,再抽出相關(guān)的信函檔卷,把備忘卡放進(jìn)檔卷里,然后一并放到負(fù)責(zé)處理此事務(wù)的營(yíng)銷人員的辦公桌上。營(yíng)銷人員依照備忘卡及有關(guān)記錄進(jìn)行工作,事后應(yīng)簽名并退回備忘卡,以備營(yíng)銷秘書進(jìn)行事務(wù)處理。

 

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