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    在接受顧客訂房時候，酒店營銷部的訂房人員應填寫訂房單，訂房單為訂房者與酒店間的租房合約。通常為方便酒店作業，散客與團隊的合約形式略有不同。在訂房作業時，酒店經常會遇到以下一些問題，其處理原則如下：
訂房者以預付訂金（通常為一日房租）或書面（通常為經常往來顧客）的方式保證訂房合約使用。酒店在保證期內（最少應為到達當日）有責任依訂房合約內容，為顧客保留原訂的房間及附帶要求。
 

顧客在酒店訂房的更改與取消訂房：
第一，訂房原則上只有原訂房人或預定住宿顧客本人才可更改。
第二，不由顧客直接付款的訂房或顧客已預約付款的訂房則必須經訂房者通知才可更改。
第三，通知變更訂房的所有資料必須保留完整記錄。
第四，其他注意事項同接受訂房時的步驟。
第五，如不能接受顧客欲更改的部分應明確回復。
第六，原訂單與相關資料不可毀棄，應附在新訂房單后面，并一起存檔。