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在與客人洽談過程中，酒店?duì)I銷人員必須準(zhǔn)備好足夠的資料供顧客參考，例如場地圖、餐飲標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)表、容量表、租金一覽表、飲料價(jià)目表及器材租借表等。
（1）場地圖與客量表
     接受咨詢時(shí)，酒店?duì)I銷人員首先要讓顧客了解場地大小和形狀，即使顧客已親臨現(xiàn)場，營銷人員扔需準(zhǔn)備場地圖，并為其解說。
 

     由于不同桌數(shù)與不同形態(tài)的宴會(huì)所需要的場地內(nèi)型不盡相同，所以宴會(huì)廳往往設(shè)有許多隔間，以滿足顧客需求。例如，設(shè)50桌或10桌宴席的宴會(huì)，其適合舉辦宴會(huì)的空間大小就有很大差別。因此，酒店?duì)I銷人員應(yīng)為顧客提供不同的宴會(huì)廳別，讓顧客針對自身需求進(jìn)行選擇。至于中式宴席、自助餐、酒會(huì)、晚宴、舞會(huì)或會(huì)議等不同類型的宴會(huì)活動(dòng)，酒店?duì)I銷人員也需根據(jù)赴宴人數(shù)來進(jìn)行有針對性的營銷。
另外，酒店開會(huì)場地的擺設(shè)形態(tài)，也需根據(jù)赴宴人數(shù)決定。
還有，酒店開會(huì)場地的擺設(shè)形態(tài)，如U字形、教室形或戲院形的桌椅排列方式，也會(huì)影響宴會(huì)廳的賓客容量表中有詳細(xì)說明，方便顧客參考。
酒店?duì)I銷人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好室友資料數(shù)據(jù)，如宴會(huì)廳室內(nèi)高度、房間長寬及總面積等。這些資料不但能使顧客進(jìn)一步了解整個(gè)宴會(huì)廳的情況，也有助于顧客構(gòu)思場地的擺設(shè)。因此在洽談過程中營銷人員一定要充分提供一切與宴會(huì)廳相關(guān)資料給顧客。除傳達(dá)既定信息外，營銷人員也需要非常清楚資料的內(nèi)容，以隨時(shí)解答顧客對舉辦宴會(huì)的各種疑問。

 

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