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在準備舉辦酒店宴會時，顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店詢問宴會的相關信息，其方式大約可分為三種——來店、來信或親自前來洽談。
顧客一般會提出以下問題：酒店場地是否有空、宴會費用、宴會廳規模、宴會廳相關機器設備、菜單內容、最低消費額（餐食及飲料）、現場配置圖、定金以及宴會活動相關廠商資料的取得等。面對諸如此類的疑問，酒店營銷人員須一一向顧客說明，努力掌握每一個可能的營銷機會，主動爭取最大的客源。
 

     那么，怎樣主動爭取最大的客源呢？首先，一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意愿，酒店營銷人員應盡量邀請顧客親臨宴會廳進行面對面解說。營銷人員就現場設備進行清楚解說并為顧客解答問題，不但可以增加說服力，讓顧客更易接受，還可使承辦酒店宴會的成功幾率大為增加。如果顧客不愿前往，酒店營銷人員則要登門拜訪了。
一般來說，酒店宴會業務大概只有75%是自己找上門來的，其他25%必須依靠營銷人員主動進行促銷，主動爭取客源。