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一般，酒店除熟客不收預訂金外，其他所有宴會及會議確認時，都必須先交30%的訂金，付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下。否則一個宴會如果臨時取消，對酒店勢必造成重大損失，因此預收訂金對于酒店營銷來說，是另一種自保方式。
 

除此之外，若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地，酒店營銷人員應打電話給先預訂的顧客，詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地，就必須請其先繳付訂金。
在預約時雖已經記下顧客的所有要求，但顧客日后卻仍有可能改變主意，所以酒店營銷人員必須再將雙方所同意的事項記錄在合同上并請顧客簽字，以保障顧客與酒店自身的權利。
如果顧客沒時間親自到酒店來簽約手續，營銷人員則可以通過書面、傳真或郵寄的方式，將文件送交至顧客手中，請顧客在合同上簽名，簽妥后再傳真或郵寄回酒店。
大家應該注意的是，如果決定了定那家，就應以書面的形式與婚宴酒店明確約定各個細節條款，避免在實際操作中出現糾紛。
在簽訂合同時，酒店通常要求收取定席費用的10%作為定金。